Como implementar un ERP
Antes de la elección del software ERP es preciso conocer bien su negocio. La implantación de Software ERP es una metodología para la identificación de requisitos. Es necesario hacer una autoevaluación para volver a ver los objetivos de la empresa, recurrir al plan de negocios o trazar uno en caso que no exista.
Un sistema de gestión empresarial ERP interfiere en las estructuras administrativas, culturales y en el comportamiento de las organizaciones, obligando a revisar las estrategias y acciones. Es preciso identificar lo que la organización necesita controlar, y cuál es la información necesaria para tal control. El ERP está hecho para automatizar los procesos y no solamente para organizarlos. Automatizar un proceso desorganizado va a acelerar el caos.
La implantación de un ERP sin la revisión de los procesos puede resultar en frustraciones posteriores. El software debe suplir la necesidad de hacer la gestión más dinámica, mejorar la productividad y generar mayor competitividad. Para eso es necesario detallar todo el negocio, entender cada requisito, comparar con las mejores prácticas de mercado para transformar la visión departamental en procesos.
La empresa debe analizar sus procesos, verificar cuáles son los sistemas existentes que más se adapten a sus necesidades y sólo después elejir la herramienta más adecuada para los objetivos del negocio. La implantación de un sistema ERP es el resultado de las actitudes de la empresa rumbo a la modernización. Se trata de una transformación organizacional y no sólo un cambio tecnológico. Será el principal instrumento de gestión de la empresa, por eso su elección debe ser bien analizada y su implementación debe ser considerada una inversión y no un costo.
Una vez instalado, el sistema controlará toda la compañía, desde la producción a lo financiero. Cada nuevo ingreso de datos será registrado y procesado por el ERP, que distribuirá la información en tiempo real a toda la empresa. La diferencia es que, por ser integrados y actualizados, esos datos serán más confiables, claros y seguros.
Es necesario trabajar para la alineación estratégica entre el software, la cultura y los objetivos de la empresa; planear el proyecto de implantación de acuerdo a las expectativas de cambio de la organización; tener un proyecto bien controlado y un sistema de comunicación interno eficiente; y, principalmente, tener el compromiso de la alta administración con el proyecto y de los usuarios que participan en los procesos. El éxito del proyecto dependerá de la participación de todos, inclusive de la dirección de la empresa, pues no se trata sólo de un proyecto de informática, sino de estrategia de negocios.